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Le processus en 3 étapes pour réaliser tous vos projets en moins de temps

4 novembre 2011 by Johann

Méthode C.R.E.A.T.

Cet article est ma contribution à l’évènement « Boostez votre productivité » organisé par Cédric Vimeux sur le blog Virtuose-Marketing.com

Une idée n’est rien si elle n’est pas mise en oeuvre ! Ce n’est pas toujours facile d’être entrepreneur, vous devez souvent faire preuve de créativité et de productivité à plein temps, mais comment lier les deux ?

Le problème qui revient le plus souvent de la part des lecteurs est le manque de temps. Manque de temps pour innover, trop de pression pour bien faire, trop débordé, pas le temps de trouver de nouvelles idées et surtout pas le temps de finir ses projets.

Les deux plus gros freins qui existent à la créativité et la productivité sont: l’encombrement mental et la mauvaise gestion des priorités. Plus vous êtes débordé, plus vous avez la tête dans le guidon, moins vous êtes créatif et moins vous accomplissez…et c’est bien dommage !

Prendre le temps d’être créatif permet de justement gagner en productivité. D’ailleurs je répète souvent dans la méthode C.R.E.A.T. qu’il faut toujours chercher des façons différentes de faire les choses. Il est important d’explorer les différentes possibilités et tous les chemins, avant de se lancer tête baissée. Dix petites minutes de réflexion et de planification peuvent vous faire gagner plusieurs heures de travail.

Je vais vous dévoiler un plan en 3 étapes pour gagner en productivité et mener à bien tous vos projets sans stress.

En suivant cette démarche, vous gagnerez 1 à 4 heures par jour !

1) Dématérialisez votre vie

Vous avez marre de perdre du temps à chercher vos documents ?

Vous ne savez pas où vous avez mis votre dernière facture de téléphone ?

Vous ne retrouvez pas la dernière facture d’achat pour faire jouer votre garantie ?

En voici des sources de stress antiproductives !

En 2011, vous avez la chance d’avoir des technologies à votre service: le Cloud Computing. Plus besoin de trainer 50 tonnes de papier. Vous pouvez tout stocker dans les nuages et vous y retrouver très rapidement.

Dans un premier temps, débarrassez-vous de toutes les sources d’encombrement :

  • Optez pour des factures électroniques (généralement en PDF): la grande majorité des banques, opérateurs téléphoniques, et autres proposent de choisir entre des relevés ou factures papier ou électroniques.
  • Privilégiez les prélèvements automatiques: ne vous souciez plus d’avoir à envoyer vos chèques à la fin du mois, automatisez au maximum ce qui peut l’être.
  • Numérisez vos documents importants : on ne sait jamais ce qui peut arriver, donc scannez vos documents importants et rangez-les précieusement.
  • Vous pouvez également, si vous avez le temps, scanner vos anciennes factures, vos papiers et autres documents moins importants pour vous en débarrasser après, l’histoire de vous alléger et faire le tri (vous pouvez déléguer cette tâche).

L’objectif ici est de vous détacher de tout support papier. Ne gardez que l’essentiel et le plus important au niveau administratif.

Mais où stocker toutes ces données numérisées sans risquer de les perdre ?

Dans les nuages voyons !

Les 2 logiciels extrêmement pratiques que j’utilise sont : Dropbox et Evernote.

Dropbox vous permet de stocker vos fichiers en ligne, un peu comme une clé USB online à laquelle vous aurez accès depuis n’importe quel ordinateur. En plus il est compatible avec la plupart des smartphones et tablettes, ce qui vous permettra d’accéder à vos documents et les éditer de n’importe où.

L’autre outil fort sympathique pour emmener vos notes partout avec vous est: Evernote. Il est également compatible avec les smartphones et tablettes tactiles, afin que vous puissiez avoir toutes vos notes dans la poche ou le sac. Plus besoin de trimballer votre gros bloc note, tout est synchronisé dans les nuages et sur tous vos supports.

Evernote vous permet de conserver et trier vos notes (textes, images, audio, liens internet…) et d’y avoir accès de partout. Vous pouvez par exemple numériser vos factures, mettre les images dans Evernote et les classer et trier par date, dossier, etc. Vos documents seront donc classés et à porté de main partout où vous êtes.

Il pourra également vous servir à noter toutes vos idées de projets, d’articles ou autres notes que vous pouvez avoir besoin de saisir à tout moment.

Avec Dropbox et Evernote, vous aurez déjà de quoi vous libérer de tous supports physiques. Ce qui est bien avec ces 2 outils c’est que la plupart des logiciels de traitement de texte et d’images sont compatibles avec eux, ce qui vous permettra d’importer et exporter facilement vos documents partout où vous êtes. Je vous conseille quand même de garder des copies de sauvegarde physique sur disque dur externe, on ne sait jamais ce qui peut arriver…

Vous pouvez aller plus loin avec les nombreux services qui propose le Cloud Computing comme l’iCloud d’Apple, vous pouvez synchroniser vos données en ligne et y avoir accès sur tous vos supports.

De même la suite Google Docs, Agenda et Gmail vous permet de gagner en productivité en ligne.

Vous gagnez en temps et en sérénité, plus besoin d’accumuler des centaines de gigas sur vos disques durs et des dizaines de kilos de paperasse sur votre bureau.

Maintenant que vous avez perdu du poids, vous allez pouvoir accélérer !

2) Priorité aux priorités

Maintenant que vous êtes en mode «light», il est temps de faire bouger les choses.

Gardez à l’esprit la loi de Pareto 80/20 : cherchez les 20% de taches qui vous apporteront 80% de résultat. Demandez-vous toujours ce que va vous apporter ce que vous êtes en train de faire. Comme avec l’argent, investissez dans votre temps, ne le dépensez pas.

Alors, comment gérer nos priorités ? Il suffit d’utiliser la matrice des priorités :

  • I: traitez tout de suite
  • II: planifiez et/ou déléguez
  • III: traitez plus tard ou déléguez
  • IV: mettez de côté

Il ne vous reste plus qu’à remplir votre planning hebdomadaire sur ce modèle.

À ce propos, j’ai réalisé un petit document PDF que je vous propose de télécharger, afin d’organiser vos semaines et vos tâches à venir. Téléchargez-le en cliquant sur l’image ci-dessous:

Planning hebdomadaire à télécharger

Vous n’avez plus qu’à l’imprimer et le remplir comme bon vous semble.

Petite astuce:

Pour organiser votre semaine, prenez en compte vos piques de productivité en fonction des jours:

  • Consacrez les tâches créatives et exécutives le lundi et le vendredi où votre cerveau est encore orienté week-end.
  • Consacrez les tâches très lourdes le mardi, mercredi et jeudi où vous êtes bien dedans.
  • Profitez du week-end pour la planification et la reflexion.

Il est temps de remplir ce planning et d’organiser vos projets.

3) Menez à bien vos projets

Si vous travaillez sur plusieurs projets en même temps, vous risquez de ne jamais en voir le bout et voici pourquoi:

Quand nous avons plein de projets dans la tête, il est important de savoir les remettre à plus tard non seulement pour prendre du recule pour savoir s’ils valent vraiment la peine, mais aussi pour gagner du temps. Voici la démonstration:

À supposer que j’ai 3 projets : A, B et C prenant chacun 1 mois à mettre en oeuvre.

Si je me lance dans les 3 en même temps, ça me prendra 3 fois plus de temps pour chacun:

  • Au bout du premier mois : j’aurai avancé de 1/3 sur chaque projet
  • Au bout du deuxième mois: j’aurai avancé de 2/3 sur chaque projet
  • Au bout du troisième mois: je finirai les 3 projets

Si je lance les projets les uns après les autres:

  • Au bout du premier mois: j’aurai fini le projet A
  • Au bout du deuxième mois: j’aurai fini le projet A et B
  • Au bout du troisième mois: j’aurai fini le projet A, B et C

À supposer que ces projets soient rentables. Dès le premier mois, je pourrai toucher les bénéfices de mon premier projet et me lancer sur le deuxième, dès le deuxième mois je toucherai les bénéfices du premier et deuxième projet, et ainsi de suite…

Non seulement j’aurai l’esprit plus libre après accomplissement, mais en plus je récolterai déjà le fruit de mon travail, au combien important pour la motivation !

Voici alors comment s’organiser:

  1. Listez tous les projets à accomplir en leur donnant un ordre de priorité et d’importance avec les méthodes que je vous ai donné ci-dessus.
  2. Sélectionnez le projet le plus important et le plus urgent et le découpez le en tâches mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Vous pouvez utiliser le planning que j’ai mis à votre disposition.
  3. Privilégiez les activités les plus difficiles les jours où vous êtes les plus efficaces et consacrez les jours les moins productifs pour la planification et la réflexion. L’objectif est de toujours se concentrer sur un projet à la fois (au moins par journée ou semaine). Si une autre idée de projet arrive, notez là et mettez là de côté.
  4. Transformez (reformulez) chaque tâche (action) en résultat (objectif). Par exemple: “chercher un appartement” sera “trouver un appartement”.
  5. Définir le temps à y consacrer chaque jour en réservant des horaires.
  6. Se tenir au planning fixé.
  7. Une fois un projet complété, sélectionner le suivant et répéter le processus.

A vous de jouer !

Il existe beaucoup de techniques de productivité, le paradoxe est quand voulant toutes les appliquer, vous perdez en productivité. Tout ça c’est bien beau, mais il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège où vous passerez plus de temps à planifier qu’à réellement agir.

Choisissez un système qui vous convient, mais arrêtez de perdre du temps à planifier ou tester à chaque fois des méthodes qui n’apportent pas de résultat.

Il y a beaucoup d’outils pratiques pour vous organiser, mais je vous conseille fortement de n’utiliser que 1 ou 2 outils maximum. Tout simplement parce que vous finirez par passer plus de temps à chercher comment vous organiser qu’à réellement  agir.

Le plus important est de COMMENCER ! Commencer vous permettra d’enchaîner plus facilement sur la suite. Exemple : «Pendant les 45 prochaines minutes j’écrirai cet article».

Inutile de vous rappeler que quand vous êtes dans une action, éliminez les distractions : pas d’alerte mails, téléphone coupé, Facebook fermé, etc. C’est le pouvoir du «focus», soyez concentré sur ce que vous faites et surtout, faites-le !

Donc, n’oubliez pas:

  1. Allégez au maximum vos supports en utilisant le Cloud et limitez votre nombre d’outils
  2. Définissez vos priorités et découpez vos tâches en actions journalières, hebdomadaires et mensuelles.
  3. Agissez !

A vous de jouer !

L’article vous a plus ? Je vous invite à voter pour moi (numéro 2) sur cette page 🙂



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  • Bonjour,

    Très bien pensé et rédigé. La planification est en effet le seul moyen d’accroître sa productivité.

    J’utilise personnellement Dropbox. Mais je ne connaissais pas Evernote. Je m’en vais l’essayer.

    Cordialement,

    • Johann

      Bonjour,

      Evernote est en effet très complémentaire à Dropbox, les deux assurent une bonne productivité 🙂

      Johann

  • Bonjour Johann,
    Bravo pour ces conseilles que la plupart d’entre nous connaisses déjà mais que beaucoup n’arrivent pas encore à mettre en pratique

    • Johann

      Oui comme je le dis à la fin c’est toujours l’action qui prime 😉

  • Merci pour le modèle de planning, c’est une bonne idée de renseigner pour chaque jours les priorités et les rendez-vous.
    Philippe Articles récents..Boostez votre efficacité en gérant vos tâches avec GTD et TodoMy Profile

    • Johann

      J’ai réalisé ce planning en m’inspirant du livre les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent en l’adaptant un peu à ma méthode.

  • Bonjour Johann,

    J’ajouterais comme 3e frein à la créativité, l’emcombrement physique aussi, un bureau trop encombré, des choses rangées n’importe où amène aussi un frein à la créativité.

    J’adore personnellement les outils dropbox et evernote, c’est incroyable le temps que l’on économise avec ces 2 outils. Pourquoi se passer de cela!

    Pour le reste de l’article qui explique de travailler sur ses priorités, j’ai parfois plus de misère avec cela, quand je me tiens à ces règles ça va bien mais je me laisse parfois aller à ne pas les suivre.

    Depuis environ un mois, je m’y tiens plus sérieusement et je vois une grande différence dans mes résultats.

    Pour les projets, je crois que j’en avais une dizaine en parallèle, j’ai réduis à 2 pour le moment pour les terminer comme il faut avant de passer aux autres qui sont sur la glace.

    Ma créativité est au rendez-vous et les idées viennent à moi plus facilement, ce qui n’était pas le cas lorsque je m’agitais une douzaine d’heure par jour sans vraiment accomplir quelque chose. J’étais alors dans un encombrement mental!

    Un bon article qui résume bien 3 bonnes techniques pour augmenter en productivité.

    Merci aussi pour ton planning que j’ai téléchargé, je vais sûrement l’utiliser pour voir s’il me convient bien.

    Salutations

    Gino
    Gino Articles récents..Une anecdote au sujet de la loi de l’attractionMy Profile

    • Johann

      Bonjour Gino,

      C’est vrai que l’encombrement (mental comme physique) est un gros freins à la créativité. D’ailleurs beaucoup de « créatifs » conseillent le minimalisme pour se concentrer sur l’essentiel.

      Quand on a plein de choses en tête c’est pas toujours facile d’être créatif et encore moins d’être productif.

      C’est super que tes projets aient pu avancer. Je te souhaite bonne continuation !

      Johann

      • Gino

        Merci Johann pour tes souhaits de bonne continuation.

        J’ai oublié de m’inscrire aux notifications, je profiterai aussi de ce deuxième passage pour lire d’autres articles de ton blogue

        Gino

  • Bonjour Johann,

    Bon article, que je conseille vivement de mettre en application immédiatement !
    C’est à dire, les idées données dans cet article permettent de gagner du temps et donc de l’argent que ce soit sur du court, moyen ou long terme.
    L’organisation est une chose indispensable, pas toujours facile mais faisable si l’on sait ce que l’on veut et où on on veut aller..

    Bref, ces conseils sont pratiques et peuvent vraiment aider !

    Cordialement,

    Ali.

    • Johann

      Bonjour Ali,

      Content de voir que mes conseils peuvent aider un maximum de personnes 🙂 j’ai d’autres outils de productivité à partager dans les prochains articles, j’y reviendrai 🙂

      Johann

  • Pingback: La façon la plus simple et la plus efficace pour gérer vos to do list | Methode Creat Blog()

  • 3 conseils a vraiment prendre au sérieux si on veut booster notre efficacité. Souvent ce n’est pas le projet en lui même qui nous bloque dans sa réalisation, mais plutôt des choses superflues comme le bureau dans lequel on travail, mal rangé, une décoration inadaptée qui ne colle pas avec notre moi, et dès qu’on s’y trouve plus rien ne bouge. alors il faut reconnaitre ces petites choses et les éliminées définitivement.
    webroy@mille astuces pour changer de vie Articles récents..Decouvrez Comment Mettre Définitivement La Chance De Votre Côté?My Profile

    • Johann

      C’est vrai que l’environnement agit énormément sur notre efficacité et notre créativité 🙂

  • Je me permet de rajouter une remarque à ce post très intéressant.

    Je trouve l’utilisation de Evernote et DropBox très pertinent. Je les utilise au quotidien et j’en suis très content.
    Par ailleurs, j’ai conçu un outil internet gratuit qui est une aide à la gestion de projet et de temps via le mind mapping : http://www.mistermind.com . Je pense que cela peux aider certains à s’organiser et à gagner du temps. (en tous cas je l’ai fait dans ce sens :)).
    En tous cas, c’est un article très bien conçu et très clair.

    • Johann

      Merci Ludovic, je vais regarder ça de plus prêt. Jusqu’à présent j’utilisais Mindmeister pour le mind mapping.

  • CORONA

    Bonsoir Johann,

    Ces conseils sont fondamentaux car une bonne organisation (planification, gestion du temps, gestion des priorités…) permet véritablement des gains de productivité et une meilleure qualité de travail puisque l’on est plus disponible.
    Merci de les avoir reformulés dans ton blog.

  • Salut Johann,

    J’ai aussi intégré Dropbox et Evernote dans mon workflow depuis quelques semaines.

    Dropbox pour sauvegarder et synchroniser le travail en cours. Et Evernote principalement pour l’archivage de documents.
    Mais les possibilités d’Evernote sont énormes, il suffit d’aller sur le forum (en anglais) pour s’en rendre compte.

    On peut aussi configurer des dossiers sur son ordinateur pour que tout les fichiers qui y sont déposés soient automatiquement transférés sur Evernote.
    Il suffit que ce dossier soit le dossier de réception des photos ou de ton scanner et tout se fait automatiquement.
    Il ne reste plus qu’à éventuellement ajouter des tags sur Evernote pour indexer les nouveaux fichiers.

    Merci d’avoir parlé de ces outils.

    Sinon, les « 7 habits of very effective people » est un de mes livres préférés 🙂

    Bonne continuation
    Benoît
    Benoît Articles récents..Vidéo : 5 façons de mieux écouterMy Profile

    • Johann

      Bonjour Benoit,

      Merci pour l’astuce Evernote que je connaissais pas, je vais tester ça 🙂

  • Salut Johann,

    je découvre ton blog grâce à Cédric quoi que j’ai l’impression d’être déjà passé par là peut-être 🙂

    Dropbox et Evernote c’est du concret, j’utilise le premier depuis quelque temps et c’est vraiment pratique, par contre Evernote c’est très récent…

    On va voir si l’utilisation des deux améliore encore ma manière de m’organiser.

    Bonne continuation,

    Wald.
    Wald Articles récents..Aweber – Un plugin WordPress pour abonner vos lecteurs lors d’un commentaire sur votre blogMy Profile

    • Johann

      Salut Wald,

      Tu verras qu’avec les bonnes pratiques l’utilisation des deux améliora grandement ta productivité 🙂

      Bonne continuation

      Johann

  • Hello Johann,

    C’est la toute première fois que je découvre ton blog et je le trouve vraiment remplis de bonnes astuces pour faciliter sa vie quotidienne.

    Personnellement, j’utilise quelques fois Drop Box comme tu le conseil par contre je m’en vais l’utiliser davantage en suivant tes conseils.

    Amicalement,
    Mikael
    Mikaël Articles récents..Comment j’ai empôché mes premiers gains en tant qu’affilié avec l’aide du Club Affiliation Pro ?My Profile

    • Johann

      Bonjour Mikael,

      Merci pour ton commentaire. J’èspere que tu gagneras en productivité avec Dropbox 🙂

  • Bonjour

    Merci pour cet excellent article sur la productivité.

    Et j’ai découvert Evernote que je ne connaissais pas.

    J’utilise déjà Dropbox qui est bien pratique est accessible depuis mes ordi ou mon Ipad.

    Avec toutes ces informations, plus aucune excuses pour être contre productif.

    Amicalement
    Stéphane Munnier

    PS: Bravo deuxième marche du podium
    Stéphane Munier Articles récents..Pour le référencement, Mieux vaut s’adresser au bon Dieu qu’à ses saintsMy Profile

  • Pingback: Le livre gratuit: « Boostez votre efficacité » | Methode Creat Blog()

  • Heureuse de te connaître par le livre Boostez votre productivité..

    Ton article m’a bien plu sur la gestion des projets.. Car comme j’ai toujours des idées et de nouveaux.. J’ai mis de l’ordre et des priorités…
    Encore merci

  • Pingback: Pourquoi vous ne finirez jamais vos projets… | Methode Creat Blog()

  • Merci pour cet article très complet et re-motivant !
    J’ai tendance à fourmiller de projet sans jamais savoir par quel bout les prendre. Je vais tenter d’en isoler un et avancer dessus avec cette méthode… d’en faire une priorité… et de me concentrer un peu plus sur les 20% d’actions qui me rapportent les 80% de satisfaction…
    Mam’enchanteuse Articles récents..Ma p’tite routine…My Profile