Cet article est ma contribution à l’évènement « Boostez votre productivité » organisé par Cédric Vimeux sur le blog Virtuose-Marketing.com
Une idée n’est rien si elle n’est pas mise en oeuvre ! Ce n’est pas toujours facile d’être entrepreneur, vous devez souvent faire preuve de créativité et de productivité à plein temps, mais comment lier les deux ?
Le problème qui revient le plus souvent de la part des lecteurs est le manque de temps. Manque de temps pour innover, trop de pression pour bien faire, trop débordé, pas le temps de trouver de nouvelles idées et surtout pas le temps de finir ses projets.
Les deux plus gros freins qui existent à la créativité et la productivité sont: l’encombrement mental et la mauvaise gestion des priorités. Plus vous êtes débordé, plus vous avez la tête dans le guidon, moins vous êtes créatif et moins vous accomplissez…et c’est bien dommage !
Prendre le temps d’être créatif permet de justement gagner en productivité. D’ailleurs je répète souvent dans la méthode C.R.E.A.T. qu’il faut toujours chercher des façons différentes de faire les choses. Il est important d’explorer les différentes possibilités et tous les chemins, avant de se lancer tête baissée. Dix petites minutes de réflexion et de planification peuvent vous faire gagner plusieurs heures de travail.
Je vais vous dévoiler un plan en 3 étapes pour gagner en productivité et mener à bien tous vos projets sans stress.
En suivant cette démarche, vous gagnerez 1 à 4 heures par jour !
1) Dématérialisez votre vie
Vous avez marre de perdre du temps à chercher vos documents ?
Vous ne savez pas où vous avez mis votre dernière facture de téléphone ?
Vous ne retrouvez pas la dernière facture d’achat pour faire jouer votre garantie ?
En voici des sources de stress antiproductives !
En 2011, vous avez la chance d’avoir des technologies à votre service: le Cloud Computing. Plus besoin de trainer 50 tonnes de papier. Vous pouvez tout stocker dans les nuages et vous y retrouver très rapidement.
Dans un premier temps, débarrassez-vous de toutes les sources d’encombrement :
- Optez pour des factures électroniques (généralement en PDF): la grande majorité des banques, opérateurs téléphoniques, et autres proposent de choisir entre des relevés ou factures papier ou électroniques.
- Privilégiez les prélèvements automatiques: ne vous souciez plus d’avoir à envoyer vos chèques à la fin du mois, automatisez au maximum ce qui peut l’être.
- Numérisez vos documents importants : on ne sait jamais ce qui peut arriver, donc scannez vos documents importants et rangez-les précieusement.
- Vous pouvez également, si vous avez le temps, scanner vos anciennes factures, vos papiers et autres documents moins importants pour vous en débarrasser après, l’histoire de vous alléger et faire le tri (vous pouvez déléguer cette tâche).
L’objectif ici est de vous détacher de tout support papier. Ne gardez que l’essentiel et le plus important au niveau administratif.
Mais où stocker toutes ces données numérisées sans risquer de les perdre ?
Dans les nuages voyons !
Les 2 logiciels extrêmement pratiques que j’utilise sont : Dropbox et Evernote.
Dropbox vous permet de stocker vos fichiers en ligne, un peu comme une clé USB online à laquelle vous aurez accès depuis n’importe quel ordinateur. En plus il est compatible avec la plupart des smartphones et tablettes, ce qui vous permettra d’accéder à vos documents et les éditer de n’importe où.
L’autre outil fort sympathique pour emmener vos notes partout avec vous est: Evernote. Il est également compatible avec les smartphones et tablettes tactiles, afin que vous puissiez avoir toutes vos notes dans la poche ou le sac. Plus besoin de trimballer votre gros bloc note, tout est synchronisé dans les nuages et sur tous vos supports.
Evernote vous permet de conserver et trier vos notes (textes, images, audio, liens internet…) et d’y avoir accès de partout. Vous pouvez par exemple numériser vos factures, mettre les images dans Evernote et les classer et trier par date, dossier, etc. Vos documents seront donc classés et à porté de main partout où vous êtes.
Il pourra également vous servir à noter toutes vos idées de projets, d’articles ou autres notes que vous pouvez avoir besoin de saisir à tout moment.
Avec Dropbox et Evernote, vous aurez déjà de quoi vous libérer de tous supports physiques. Ce qui est bien avec ces 2 outils c’est que la plupart des logiciels de traitement de texte et d’images sont compatibles avec eux, ce qui vous permettra d’importer et exporter facilement vos documents partout où vous êtes. Je vous conseille quand même de garder des copies de sauvegarde physique sur disque dur externe, on ne sait jamais ce qui peut arriver…
Vous pouvez aller plus loin avec les nombreux services qui propose le Cloud Computing comme l’iCloud d’Apple, vous pouvez synchroniser vos données en ligne et y avoir accès sur tous vos supports.
De même la suite Google Docs, Agenda et Gmail vous permet de gagner en productivité en ligne.
Vous gagnez en temps et en sérénité, plus besoin d’accumuler des centaines de gigas sur vos disques durs et des dizaines de kilos de paperasse sur votre bureau.
Maintenant que vous avez perdu du poids, vous allez pouvoir accélérer !
2) Priorité aux priorités
Maintenant que vous êtes en mode «light», il est temps de faire bouger les choses.
Gardez à l’esprit la loi de Pareto 80/20 : cherchez les 20% de taches qui vous apporteront 80% de résultat. Demandez-vous toujours ce que va vous apporter ce que vous êtes en train de faire. Comme avec l’argent, investissez dans votre temps, ne le dépensez pas.
Alors, comment gérer nos priorités ? Il suffit d’utiliser la matrice des priorités :
- I: traitez tout de suite
- II: planifiez et/ou déléguez
- III: traitez plus tard ou déléguez
- IV: mettez de côté
Il ne vous reste plus qu’à remplir votre planning hebdomadaire sur ce modèle.
À ce propos, j’ai réalisé un petit document PDF que je vous propose de télécharger, afin d’organiser vos semaines et vos tâches à venir. Téléchargez-le en cliquant sur l’image ci-dessous:
Planning hebdomadaire à télécharger
Vous n’avez plus qu’à l’imprimer et le remplir comme bon vous semble.
Petite astuce:
Pour organiser votre semaine, prenez en compte vos piques de productivité en fonction des jours:
- Consacrez les tâches créatives et exécutives le lundi et le vendredi où votre cerveau est encore orienté week-end.
- Consacrez les tâches très lourdes le mardi, mercredi et jeudi où vous êtes bien dedans.
- Profitez du week-end pour la planification et la reflexion.
Il est temps de remplir ce planning et d’organiser vos projets.
3) Menez à bien vos projets
Si vous travaillez sur plusieurs projets en même temps, vous risquez de ne jamais en voir le bout et voici pourquoi:
Quand nous avons plein de projets dans la tête, il est important de savoir les remettre à plus tard non seulement pour prendre du recule pour savoir s’ils valent vraiment la peine, mais aussi pour gagner du temps. Voici la démonstration:
À supposer que j’ai 3 projets : A, B et C prenant chacun 1 mois à mettre en oeuvre.
Si je me lance dans les 3 en même temps, ça me prendra 3 fois plus de temps pour chacun:
- Au bout du premier mois : j’aurai avancé de 1/3 sur chaque projet
- Au bout du deuxième mois: j’aurai avancé de 2/3 sur chaque projet
- Au bout du troisième mois: je finirai les 3 projets
Si je lance les projets les uns après les autres:
- Au bout du premier mois: j’aurai fini le projet A
- Au bout du deuxième mois: j’aurai fini le projet A et B
- Au bout du troisième mois: j’aurai fini le projet A, B et C
À supposer que ces projets soient rentables. Dès le premier mois, je pourrai toucher les bénéfices de mon premier projet et me lancer sur le deuxième, dès le deuxième mois je toucherai les bénéfices du premier et deuxième projet, et ainsi de suite…
Non seulement j’aurai l’esprit plus libre après accomplissement, mais en plus je récolterai déjà le fruit de mon travail, au combien important pour la motivation !
Voici alors comment s’organiser:
- Listez tous les projets à accomplir en leur donnant un ordre de priorité et d’importance avec les méthodes que je vous ai donné ci-dessus.
- Sélectionnez le projet le plus important et le plus urgent et le découpez le en tâches mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Vous pouvez utiliser le planning que j’ai mis à votre disposition.
- Privilégiez les activités les plus difficiles les jours où vous êtes les plus efficaces et consacrez les jours les moins productifs pour la planification et la réflexion. L’objectif est de toujours se concentrer sur un projet à la fois (au moins par journée ou semaine). Si une autre idée de projet arrive, notez là et mettez là de côté.
- Transformez (reformulez) chaque tâche (action) en résultat (objectif). Par exemple: “chercher un appartement” sera “trouver un appartement”.
- Définir le temps à y consacrer chaque jour en réservant des horaires.
- Se tenir au planning fixé.
- Une fois un projet complété, sélectionner le suivant et répéter le processus.
A vous de jouer !
Il existe beaucoup de techniques de productivité, le paradoxe est quand voulant toutes les appliquer, vous perdez en productivité. Tout ça c’est bien beau, mais il faut faire attention à ne pas tomber dans le piège où vous passerez plus de temps à planifier qu’à réellement agir.
Choisissez un système qui vous convient, mais arrêtez de perdre du temps à planifier ou tester à chaque fois des méthodes qui n’apportent pas de résultat.
Il y a beaucoup d’outils pratiques pour vous organiser, mais je vous conseille fortement de n’utiliser que 1 ou 2 outils maximum. Tout simplement parce que vous finirez par passer plus de temps à chercher comment vous organiser qu’à réellement agir.
Le plus important est de COMMENCER ! Commencer vous permettra d’enchaîner plus facilement sur la suite. Exemple : «Pendant les 45 prochaines minutes j’écrirai cet article».
Inutile de vous rappeler que quand vous êtes dans une action, éliminez les distractions : pas d’alerte mails, téléphone coupé, Facebook fermé, etc. C’est le pouvoir du «focus», soyez concentré sur ce que vous faites et surtout, faites-le !
Donc, n’oubliez pas:
- Allégez au maximum vos supports en utilisant le Cloud et limitez votre nombre d’outils
- Définissez vos priorités et découpez vos tâches en actions journalières, hebdomadaires et mensuelles.
- Agissez !
A vous de jouer !
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