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La façon la plus simple et la plus efficace pour gérer vos to do list

15 novembre 2011 by Johann

Méthode C.R.E.A.T.

Dans l’article précédent, je vous proposais de nombreuses astuces ainsi qu’un processus pour mener à bien vos projets. Cependant, j’aimerai développer un aspect très important qui est l’organisation de vos tâches, appelé plus communément « to do list ».

De nombreux systèmes comme par exemple la méthode GTD, vous permettent de vous organiser et d’optimiser la gestion de votre temps. Malheureusement, beaucoup d’utilisateurs abandonnent car le système est trop complexe et demande lui même trop de ressources pour être utilisé, ce qui est paradoxalement contre-productif. 

Un système efficace de to do list

La plus grande erreur pour gérer ses « todo« est de vouloir utiliser des systèmes trop complexes. Après avoir testé la méthode GTD, ZTD (Zen to Done) et d’autres méthodes dérivées, je me suis rendu compte que le meilleur système était la simplicité. Voici donc comment je gère mes tâches:

Je divise mes tâches en 4:

  • Aujourd’hui: les tâches à finir dans la journée
  • Demain: les tâches du lendemain qui deviendront celle du jour
  • Semaine: les tâches de la semaine
  • Plus tard: les tâches non datées

Comment organiser tout ça ? 

Chaque semaine (généralement le dimanche soir) je distribue mes tâches par journée (lundi, mardi, etc.). Chaque soir, je vois ce qui a été fais et ce qu’il y a à ajuster pour le lendemain.

Si de nouvelles tâches arrivent, selon la deadline: soit je les place à la date adéquate, soit je les mets dans « plus tard » (je les traiterai et les distribuerai en temps voulu).

Donc en gros, le processus fonctionne ainsi: ce qu’il y a dans « plus tard » est distribué par semaine puis par journée. Ainsi je garde un suivi de mes tâches hebdomadaires et quotidiennes sans y passer trop de temps.

Maintenant voyons quels outils utiliser pour organiser ces tâches.

Les meilleurs outils et applications to do

L’essentiel est que vous puissiez avoir vos todo partout avec vous. Pour cela, si vous avez plusieurs supports (ordinateur + mobile + tablette) il va falloir utiliser une application universelle synchronisée avec tous ces supports.

Vous pouvez utiliser:

  • Le service Google Todo (Gootask)
  • Remember the Milk qui est vraiment pas mal et que j’utilisais à l’époque
  • Evernote (dont je parlais ici)
  • Des documents textes dans Dropbox (système D et pas toujours pratique)

Sinon la meilleure application qui soit et que je vous conseille fortement: un carnet de note :). Au moins vous l’avez toujours avec vous et ça vous évite d’avoir à tester et investir dans 50 applications diverses de gestion de taches. Mais à la longue il n’est pas toujours pratique à transporter et il devient vite brouillon si on ne garde pas un peu de rigueur dans la présentation.

Si vous possédez des produits Apple comme moi (Macbook, iPhone et iPad) je vous conseille d’utiliser la nouvelle application intégrée à IOS 5 « rappels » qui permet de synchroniser vos tâches sur tous vos supports via l’iCloud.

Pour les projets

Les « to do » c’est bien, mais ils présentent quelques limites lorsqu’il s’agit de la gestion de projet. A l’heure actuelle, le meilleur outils que j’ai testé est Omnifocus: sur mac, iPhone et iPad. L’application est peut être cher, mais c’est à l’heure actuelle la meilleure que j’ai pu tester en gestion de projet.

Cette application permet de gérer ses projets en se basant sur la méthode GTD. Ce que je fais, c’est que je définie mes projets ainsi que les différentes étapes sur cette application. Puis chaque semaine j’y reviens pour distribuer mes todos de la semaine.

Comme ça je peux garder mes futurs projets au frais et avancer sur mes projets en cours de façon efficace.

L’idéal est de rester simple et de se limiter à un ou deux outils maximum. Ca évitera les dispersions et la perte de temps en planification. Si vous appliquer ce processus simple pour vos tâches, vous devriez gagner en sérennité et en efficacité.

Et vous ? Comment gérez vous vos tâches ?



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