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Comment dématérialiser sa vie et s’alléger…le cerveau

29 septembre 2011 by Johann

Méthode C.R.E.A.T.

Nous sommes à l’air de la dématérialisation, notamment avec le « cloud computing« . Combien de fois vous êtes vous retrouvés à devoir batailler pour retrouver vos documents perdus ? Perdre du temps à chercher vos fiches de cours ?  Ne plus savoir où stocker et trier vos tonnes de factures ?

Pas toujours pratique n’est-ce pas ? Alors voici comment ne plus s’embarrasser avec des tonnes de papier et atteindre la légèreté aussi bien physique que mentale en gardant vos documents à porté de main « dans les nuages » :

Etape 1 : Se débarrasser du papier

Dans un premier temps, débarassez-vous de toutes les sources d’encombrement :

  • Optez pour des factures électroniques (généralement en pdf): la grande majorité des banques, opérateurs téléphoniques etc…proposent de choisir entre des supports papiers ou électroniques.
  • Privilégiez les prélèvements automatiques: ne vous souciez plus d’avoir à envoyer vos chèques à la fin du mois, automatisez au maximum ce qui peut l’être.
  • Numérisez vos documents importants : on ne sait jamais ce qui peut arriver, donc scannez vos documents importants et rangez les précieusement.
  • Vous pouvez également, si vous avez le temps, scanner vos anciennes factures, papiers et documents moins importants pour vous en débarrasser après, l’histoire de vous alléger et faire le tri.

L’objectif ici est de vous détacher de tout support papier. Mais où stocker toutes ces données numérisées sans risquer de les perdre ?

Etape 2 : Stockez vos documents en ligne

Les 2 logiciels extrêmement pratiques que j’utilise sont : Dropbox et Evernote.

Dropbox vous permet de stocker vos fichiers en ligne, un peu comme une clé USB online à laquelle vous aurez accès depuis n’importe quel ordinateur. En plus il est compatible avec la plupart des smartphones, ce qui vous permettra d’accéder à vos documents de n’importe où.

Plus de risque de perdre vos données comme avec un clé usb, ou après un plantage de votre PC (ou MAC…). J’utilise dropbox principalement pour mes documents importants sous format word, excel, et PDF, pour quelques photos et également pour sauvegarder certains fichiers comme mes sites internet.

L’autre outil fort sympathique pour emmener vos notes partout avec vous est: Evernote. Il est également compatible avec iPhone et Ipad afin que vous puissiez avoir toutes vos notes dans la poche ou le sac.

Evernote vous permet de conserver et trier vos notes (textes, images, liens internet…) et d’y avoir accès de partout. Vous pouvez par exemple numériser vos factures, mettre les images dans Evernote et les classer et trier par date, dossier etc… Vos documents seront donc classés et à porté de main partout où vous êtes.

Avec Dropbox et Evernote vous aurez déjà de quoi vous libérer de tous supports physiques. Ce qui est bien avec ces 2 outils c’est que la plupart des logiciels de traitement de texte et d’images sont compatibles avec eux, ce qui vous permettra d’importer facilement vos documents partout où vous êtes. Je vous conseille quand même de garder des copies de sauvegarde physique sur disque dur externe, on ne sait jamais ce qui peut arriver…

Etape 3 : Tout dans les nuages

Je vous ai présenté Dropbox et Evernote qui sont presque indispensables pour réduire les supports papiers. Mais il reste le problème de l’agenda, des livres, des magazines etc…Alors comment vivre léger sans tout ce papier qui s’accumule ?

Déjà la suite Google avec Google Agenda et Google Docs est très puissante pour gérer vos planning et documents en ligne. De plus Google Agenda se synchronise facilement avec les smartphones, iPad et autres produits mobiles. Vous pourrez donc vous organiser avec des solutions en ligne et accessibles de partout.

Ensuite le marché de l’ebook se développe de plus en plus, entre les tablettes tactiles et les readers vous pouvez désormais lire vos magazines, vos livres et vos documents sur ces supports, avec un confort très appréciable. Cependant je comprends que le support physique soit toujours plus agréable pour la lecture, surtout avec les livres. J’avoue toujours préférer un bon bouquin dans les mains qu’un iPad. Mais la solution de l’ebook peut être utile lorsqu’on se déplace souvent car les livres pèsent lourd dans la valise…J’ai donc toujours quelques ebooks stockés sur mon Dropbox et mon ipad pour m’occuper lors de mes déplacements.

J’ai souvent apprécié le combo moleskine+agenda papier dans la main mais je me suis vite perdu dans mes prises de note. J’ai donc testé le logiciel « Awesome Note » sur iPhone et iPad que je conseille fortement. Cette application est la meilleure que j’ai pu tester pour la prise de note. Elle se synchronise facilement avec Evernote et Google Document, je peux donc avoir mes notes toujours à portée de main pour les consulter, les compléter et les trier. Elle permet même de gérer des « todo list » avec une interface très fluide et ergonomique.

Voici donc les solutions les plus intéressantes que je connais pour réduire vos piles de papiers, vous pouvez non seulement faire un geste pour l’environnement mais surtout libérer votre espace et donc votre esprit.

Et vous ? Vous êtes plutôt papier ou numérique ?



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